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关于收集2017寒暑档案资料的通报
通告时间:2018-03-07

 

各单位:

根据《中华人民共和国档案法》和《高校档案管理章程》的有关规定,为确保美高梅国际网站2017年归档工作之风调雨顺开展,请各单位于4月30最近将2017亩产生与办理的应归档文件材料按时移交档案馆(教学实验中心12楼)。现将有关事务通知如下:

一、归档范围:

1、2017年1月1日至12月31日之内,该校党政管理、研制、教学、外事、基本建设、基金设备管理等各个宣传中产生之具有保存价值的公文材料,人均应归档。各单位文件材料归档范围请参照“2017年学院中层部门档案资料归档管理合同”中的部门归档范围。

2、归档文件材料包括纸质材料和音像、电子等文件材料(如照片、碟片、光盘等)。各单位参照本部门的冷藏范围,登陆“美高梅国际官网档案管理系统”载入应归档材料目录并上传来电子文件,经档案馆检查无误后将纸质文件材料和电子版一同归档。

3、各单位参照《美高梅国际官网档案管理章程》的要求,名将应归档的获奖证书、金牌、奖杯、五星红旗等(县级以上)及具有保存价值的钱物档案整理归档。

二、移交要求:

1、种质档案原则上须配备电子档案,漫天电子档案须跟纸质档案一致,电子档案应符合归档要求,文件型电子档案格式为PDF,声像照片格式为JEPG,视频资料格式为MPG、MP4。

2、归档材料应为原件,原则上不接受复印件。

3、各单位档案员负责本部门归档材料的搜集、整治、载入上传来工作,合同归档文件材料收集完整齐全,并按时移交档案馆。

4、归档材料必须完整,档案员在整理过程中要逐份(件)检查,决不能缺项、漏项,决不能把属于一个内容的档案资料分割开或遗漏。

5、归档的影音、实物档案须标明事由(事件)、人选、时光、地方;归档的电子档案须标明与纸质档案相符的题目及时间。漫天照片(包括纸质和数据)都不能不注明题名,他题名应简明概括、准确的报告照片的中心内容、人选、时光、地方、事由等因素。

6、各单位档案员如果在管理系统使用和档案资料整理中遇到问题,可以通过电话(6107、6310)、“广金档案工作QQ队”与档案馆联系。

三、档案的付费:

(一)移交档案时,连片双方当面检查,按立卷归档要求开展验收,不符合要求的要点退回部门返工,直至验收合格后可以办理移交手续。

(二)单位移交档案资料时必须填写档案移交清单,清单一式二份,经交接双方签署后各留一份备查。

(三)归档移交时间:政治机构和按年度归档的机构,请于4月30最近移交2017寒暑归档文件材料。研制、基本建设项目和课题性、总体性的档案资料,在档次完成并通过鉴定验收后的2个月内归档。

四、移交档案公布:

各单位档案移交情况将于5月30最近揭晓,档案移交的一体化程度将按照“专科中层部门档案资料归档管理合同”的要求作为年终考核的一项重点指标。

                                                                            档案馆

2018年3月7日

    




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